שמירת מסמכים -גניזת מסמכים

דרכים לשמירה, אירכוב וגניזה של מסמכים באופן מקצועי

ארכיון לאנשים פרטיים

לכל אדם יש את הארכיון שלו,בין אם מדובר בתמונות,בסיפורים או בחפצים,אי אפשר להתקדם מבלי להיזכר בעבר. יש אנשים שיכולים להסתפק במגירה,ארון או קופסת קרטון לאחסון פרטי הארכיון,אבל לפעמים נדרשת אחסון בכמות גדולה יותר, ישנם מקרים שלאנשים פרטיים יש כל כך הרבה מסמכים ואצלם בבית אין מספיק מקום, כך שפניה לחברה לארכיב יכולה להיות אפשרות, מומלץ לבחון פתרון בכיוון זה.

שירותי ארכיון לחברות ועסקים

כשמדברים על ארכיון למסמכים בכמויות גדולות,ברור כי הכמות תהיה הרבה יותר גדולה מזו של אדם פרטי. ארכיב לחברות יכלול בתוכו אינספור מסמכים מכל שנות הפעילות, הסכמים חוזים וכולי. ידע זה כוח ולכן מסמכים אלו שווים הרבה כסף, נדרש פתרון אחסון בטוח שיאפשר שליפה יעילה של המסמכים ברגע בו הם נדרשים. המוסדות שנעזרים בשירותי ארכיב למכביר הם הבנקים וחברות הביטוח,ששם יש המון ניירות ומסמכים. אין בנק או חברה גדולה שיכולה להרשות לעצמה לוותר על ארכיון.

חברת  אוגדנים שרותי ארכיב בע"מ טלפון   072-3258194 טלפון  נוסף 04-9531652 (סניף ברקן).

היכן הפועל נשמרים המסמכים כשאתם משאירים אותם אצל חברת ארכיב?

במסגרתם של שירותים אלה מוצע, כאמור, מרחב מיוחד שבו נשמרים המסמכים. מרחב זה חייב להיות במקום, הכולל את התנאים האופטימליים ביותר כדי לשמור על המסמכים החשובים לאורך זמן ולא לפגוע בהם. חשיפה לחומרים רעילים, טמפרטורות גבוהות מאד, אור חזק ועוד, כל אלה עשויים לפגוע במסמכים שנשמרים במחסן במשך הזמן, ולגרום לנזק בלתי הפיך. כשבוחרים חברה, המציעה שירותים כאלה חשוב לבדוק באיזה מקום בדיוק נשמרים המסמכים ומהם התנאים המוצעים בו. מכיוון שמדובר בדרך כלל במסמכים חשובים מאד, במסמכים יקרים ובעלי ערך, חשוב שתהיינה במקום גם מערכות מיוחדות, שתוכלנה להתריע על תקלות או בעיות במרחב, כמו שריפה למשל, או אפילו גניבה. כך, בעלי המסמכים, יוכלו ליהנות מפתרון מתאים ובעיקר גם בטיחותי.

אופציה של ארכוב דיגיטלי ללא מגע יד אדם 

עת האחרונה החלו חברות וארגונים רבים לעבוד עם תוכנות מתקדמות של ניהול מסמכים. תוכנות כאלה נחשבות לתוכנות חכמות, והן מאפשרות לעשות סדר אחת ולתמיד בעבודה המשרדית, בכל גוף שבו קיימת זרימה מתמדת של מסמכים. 

בין התוכנות החשובות ביותר בתחום ישנן כאלה שמסוגלות להחליף את הארכיונים שהיו בשימוש במשך שנים רבות. אותם ארכיונים, שדרשו באופן טבעי עבודה ניכרת הן בהקמה, הן בתחזוקה, והן בשטח פיזי, הולכים והופכים למשהו חדש הידוע בשם ארכוב דיגיטאלי.  

ארכוב דיגיטלי איננו סתם ארכיון ממוחשב. למעשה, מדובר על מערכת חכמה שמסוגלת לנתח מסמכים, לעבד אותם, למיין אותם, לאחסן אותם לשימוש עתידי לא מוגבל בזמן ואף לשלוח אותם לנמענים ספציפיים. עם תוכנת ניהול מסמכים אלקטרוניים כל התהליך של העיסוק במסמכים פנים וחוץ ארגוניים הופך לקל יותר, פשוט יותר וגם הרבה יותר חסכוני. 

העיקרון החשוב ביותר של ניהול המסמכים הממוחשב הוא שמדובר על תהליך אוטומטי שמבוצע רובו ככולו ללא מגע יד אדם. לאחר סריקת המסמכים השונים שיכולים להיות קשורים לניהול מחסן (כניסת סחורה, תעודות משלוח), רישומי הנהלת חשבונות (חשבוניות, קבלות, דרישות תשלום), לניהול פרויקטים וכיוצא באלה, יודעת המערכת להתחיל באופן מיידי בעבודת העיבוד בזכות מערכת זיהוי אפקטיבית. 

מערכת הזיהוי מסוגלת להתמקד במאפיינים שונים שמצויים במסמך, אפילו אם מדובר על מסמך שמכיל את הטקסט כהטמעה בתמונה או בקובץ PDF. הזיהוי יכול להיות של מספרים עוקבים, של שמות לקוחות או ספקים, של שמות של נמענים שונים ועוד.   

בגלל החיסכון במשאבים 

סביר להניח שכבר כעת, לאחר תיאור זה של שיטת העבודה החדשה לניהול מסמכים פנים ארגוני מובן מדוע מדובר על ייעול ניכר של תהליכי עבודה קיימים. עם זאת, כדאי בהחלט לשים את האצבע על יתרונות מובהקים שנובעים מניהול מסמכים בארגונים באמצעות תוכנה ארגונית. 

ארגונים, אפילו אם לא מדובר על ארגונים עסקיים מובהקים, מעוניינים לפעול ביעילות. הדבר נכון שבעתיים כאשר מדובר על חברות עסקיות שפועלות למטרות רווח. ארכוב דיגיטאלי, אם כן, בהחלט עונה על הדרישה הבסיסית הזאת של שיפור היעילות העסקית, כאשר למעשה מדובר על כמה וכמה היבטים של חיסכון:

ראשית, מדובר על חיסכון ניכר במשאבי שטח. כאשר ניתן לשמור ניירת רבה כל כך באופן דיגיטאלי, אין צורך להחזיק ארונות, חדרים ואפילו מחסנים שלמים ששימשו בעבר לאחסון תעודות ומסמכים שונים. 

שנית, מדובר על חיסכון ניכר גם במשאבי זמן עבודה. כאשר מערכת אוטומטית יודעת לבצע מיון יעיל של מסמכים וכאשר ניתן גם לאתר אותם בתוך רגעים ספורים, שעות רבות של עבודה אדמיניסטרטיבית יקרה נחסכות. למעשה, לא פעם נחסכים תקני עבודה מלאים. 

שלישית, מדובר גם על חיסכון במדדי יעילות. עם מערכת אוטומטית לא הולכים מסמכים לאיבוד. כך, נתונים חשובים נשמרים לצורך שימוש ארגוני בעתיד. 

רביעית, חיסכון בנייר ובהדפסה. שמירה של מסמך באופן ממוחשב ודיגיטאלי, בצורה שניתן לשליפה באמצעות בעלי תפקידים שונים, בשעת הצורך, חוסכת הדפסה מיותרת של עותקים ושליחתם לרשימת תפוצה. יש לציין שחלק מהמסמכים ניתנים להחתמה דיגיטאלית, על פי החוק, כך שאין צורך אפילו להדפיס עותק יחיד ולבזבז זמן על העברתו בין מורשי חתימה ובין נמענים שונים.