דרכים לשמירה, אירכוב וגניזה של מסמכים באופן מקצועי
ארכיון לאנשים פרטיים
לכל אדם יש את הארכיון שלו,בין אם מדובר בתמונות,בסיפורים או בחפצים,אי אפשר להתקדם מבלי להיזכר בעבר. יש אנשים שיכולים להסתפק במגירה,ארון או קופסת קרטון לאחסון פרטי הארכיון,אבל לפעמים נדרשת אחסון בכמות גדולה יותר, ישנם מקרים שלאנשים פרטיים יש כל כך הרבה מסמכים ואצלם בבית אין מספיק מקום, כך שפניה לחברה לארכיב יכולה להיות אפשרות, מומלץ לבחון פתרון בכיוון זה.
ארכיון לחברות ועסקים
כשמדברים על ארכיון למסמכים בכמויות גדולות,ברור כי הכמות תהיה הרבה יותר גדולה מזו של אדם פרטי. ארכיב לחברות יכלול בתוכו אינספור מסמכים מכל שנות הפעילות, הסכמים חוזים וכולי. ידע זה כוח ולכן מסמכים אלו שווים הרבה כסף, נדרש פתרון אחסון בטוח שיאפשר שליפה יעילה של המסמכים ברגע בו הם נדרשים. המוסדות שנעזרים בשירותי ארכיב למכביר הם הבנקים וחברות הביטוח,ששם יש המון ניירות ומסמכים. אין בנק או חברה גדולה שיכולה להרשות לעצמה לוותר על ארכיון.
היכן נשמרים המסמכים
במסגרתם של שירותים אלה מוצע, כאמור, מרחב מיוחד שבו נשמרים המסמכים. מרחב זה חייב להיות במקום, הכולל את התנאים האופטימליים ביותר כדי לשמור על המסמכים החשובים לאורך זמן ולא לפגוע בהם. חשיפה לחומרים רעילים, טמפרטורות גבוהות מאד, אור חזק ועוד, כל אלה עשויים לפגוע במסמכים שנשמרים במחסן במשך הזמן, ולגרום לנזק בלתי הפיך. כשבוחרים חברה, המציעה שירותים כאלה חשוב לבדוק באיזה מקום בדיוק נשמרים המסמכים ומהם התנאים המוצעים בו. מכיוון שמדובר בדרך כלל במסמכים חשובים מאד, במסמכים יקרים ובעלי ערך, חשוב שתהיינה במקום גם מערכות מיוחדות, שתוכלנה להתריע על תקלות או בעיות במרחב, כמו שריפה למשל, או אפילו גניבה. כך, בעלי המסמכים, יוכלו ליהנות מפתרון מתאים ובעיקר גם בטיחותי.
